ДЕПАРТАМЕНТ КУЛЬТУРЫ И АРХИВНОГО ДЕЛА УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
06 апреля 2009
№
100
г.Ульяновск
Об утверждении административного регламента по предоставлению Департаментом
культуры и архивного дела Ульяновской области государственной услуги
«Организация исполнения запросов граждан Российской Федерации, поступивших в
Департамент культуры и архивного дела Ульяновской области»
В соответствии Порядком
разработки
и утверждения
административных регламентов исполнения государственных функций и
административных регламентов предоставления государственных услуг,
утверждённого постановлением Правительства Ульяновской области от 06.07.2006
№ 212
п р и к а з ы в а ю:
1. Утвердить административный регламент
по предоставлению Департаментом культуры и архивного дела Ульяновской
области государственной услуги «Организация исполнения запросов граждан
Российской Федерации, поступивших в Департамент культуры и архивного дела
Ульяновской области» (прилагается).
2. Довести приказ в части касающейся.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя
директора Департамента культуры и архивного дела Ульяновской области Колтуна
А.В.
Директор Департамента
Т.А.Ившина
128
ПРИЛОЖЕНИЕ
к приказу Департамента культуры
и архивного дела Ульяновской области
№ ________________
от «______» _________ 200
г.
Административный регламент
по предоставлению Департаментом культуры и архивного дела Ульяновской
области государственной услуги «Организация исполнения запросов граждан
Российской Федерации, поступивших в Департамент культуры и архивного дела
Ульяновской области»
1. Общие положения
1.1. Наименование государственной услуги
Административный регламент по предоставлению
Департаментом культуры и архивного дела Ульяновской области государственной
услуги по организации исполнения запросов граждан Российской Федерации
(далее – граждан), поступивших в Департамент культуры и архивного дела
Ульяновской области (далее – Регламент)
определяет сроки и последовательность действий (административных процедур)
Департамента культуры и архивного дела Ульяновской области (далее -
Департамент), а также порядок взаимодействия Департамента с органами
государственной власти, органами местного самоуправления, государственными и
муниципальными архивами Ульяновской области, организациями, учреждениями,
предприятиями различных форм собственности, действующими на территории
Ульяновской области (далее – органы и организации) при осуществлении
предоставления государственной услуги.
1.2. Нормативно правовое регулирование предоставления государственной услуги
Предоставление государственной услуги по организации исполнения запросов
граждан, поступивших в Департамент, осуществляется в соответствии с:
Конституцией
Российской Федерации
1.3. Орган по предоставлению государственной услуги
Предоставление государственной услуги по организации исполнения запросов
граждан, поступивших в Департамент, осуществляет Департамент.
Непосредственное исполнение запросов граждан осуществляют: государственные
архивы, органы и организации при наличии у них соответствующих документов,
необходимых для исполнения запросов.
Запросы социально-правового характера, связанные с социальной защитой
граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение
льгот и компенсаций, исполняются бесплатно.
2. Требования к порядку предоставления государственной услуги
2.1. Порядок информирования о государственной услуге
2.1.1. Способ получения сведений о месте нахождения и графике работы с
обращениями граждан Департамента культуры и архивного дела Ульяновской
области.
Государственная услуга по
организации исполнения поступивших в Департамент запросов
граждан Российской Федерации предоставляется в виде писем
Департамента, а также в виде архивных справок, архивных выписок и архивных
копий.
Местонахождение Департамента и его почтовый адрес:
Официальный сайт Департамента:
www.uprava.mv
Электронный адрес управления:
uprava443005@mail.ru.
Телефоны Департамента: 44 30 05, 44 27 06, 44 05 59.
Факс: 44-26-80
Информация о месте нахождения государственных и муниципальных архивов дана в
приложении № 1 к настоящему Регламенту.
Актуальная и исчерпывающая информация в текстовом виде представлена на
информационном стенде, а также размещена на официальном сайте Департамента.
Информация по процедурам исполнения запросов предоставляется:
по письменным обращениям – ответ направляется в срок, не превышающий 10 дней
со дня регистрации обращения;
по электронной почте – ответ направляется на электронный адрес заявителя в
срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения;
по телефону – по указанным в пункте 2.1. номерам телефонов должностные лица
Департамента дают исчерпывающую информацию по вопросам организации
исполнения запросов граждан;
на официальном сайте Департамента
при личном обращении граждан – приём граждан осуществляется:
1) руководителем Департамента:
первый и третий вторник месяца с 16.00 до 17.00 (предварительная запись
осуществляется по телефонам: 44-30-05, 44-05-59);
2) заместителями руководителя Департамента:
второй и четвёртый вторник месяца с 16.00 до 17.00 (предварительная запись
осуществляется по телефонам: 44-30-05, 44-05-59);
3) другими должностными лицами:
по рабочим дням:
понедельник – четверг: с 9.30 до 17.30
пятница: с 9.30 до 14.00
обеденный перерыв: с 13.00 до 14.00
2.1.2. Описание заявителей, имеющих право взаимодействовать с Департаментом
при предоставлении государственной услуги по организации исполнения запросов
граждан Российской Федерации.
граждане Российской Федерации;
их законные представители;
организации независимо от их организационно-правовой формы;
органы государственной власти;
органы местного самоуправления;
правоохранительные органы.
2.1.3.
Основание для предоставления государственной услуги
Основанием для предоставления государственной услуги является письменный
запрос гражданина в адрес Департамента, в том числе переданный по
электронной почте.
В запросе с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для его
исполнения:
- наименование организации, в которую направляется письменный запрос, либо
фамилия, имя, отчество должностного лица, либо должность соответствующего
лица;
- фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии) заявителя
- почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответы или уведомления
о переадресации запроса, контактный телефон;
- изложение существа обращения;
- личная подпись и дата.
В случае необходимости заявитель прилагает к письменному запросу
соответствующие документы и материалы либо их копии (Приложение № 2).
Интернет-обращения (запросы) граждан должны содержать следующие реквизиты:
- наименование организации или должностного лица, которому они адресованы;
- изложение существа обращения;
- фамилия, имя, отчество заявителя;
- почтовый адрес места жительства, контактный телефон;
- электронный адрес;
- дата обращения.
Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются
уполномоченному лицу на основании доверенности, заверенной в установленном
порядке.
При поступлении в Департамент запросов граждан, которые не могут быть
исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений,
Департамент в 7-дневный срок запрашивает у автора запроса эти уточнения и
дополнительные сведения.
2.1.4. Описание конечного результата исполнения государственной услуги по
организации исполнения запросов граждан Российской Федерации
Конечными результатами организации исполнения запросов граждан Российской
Федерации является:
подготовка и направление письменного ответа заявителю;
2.2. Условия и сроки предоставления государственной услуги
Запросы граждан, поступившие в Департамент рассматриваются в течение 30 дней
со дня их регистрации. В исключительных случаях руководитель Департамента,
либо уполномоченное на это лицо вправе продлить срок исполнения запроса на
30 дней, уведомив об этом заявителя.
Не подлежат рассмотрению запросы и Интернет-обращения граждан, не содержащие
фамилии, почтовые адреса и/или электронные адреса заявителя. Также не
принимаются к рассмотрению запросы, содержащие ненормативную лексику и
оскорбительные выражения.
3.
Административные процедуры
3.1. Описание последовательности действий при предоставлении государственной
услуги
Ответственным за предоставление государственной услуги является заместитель
руководителя Департамента, курирующий данное направление.
Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие
административные процедуры Департамента:
регистрация запросов и передача их на исполнение;
анализ тематики поступивших запросов граждан;
направление запросов на исполнение в органы, организации и учреждения
по принадлежности;
подготовка и направление ответов гражданам (заявителям).
3.2 .
Регистрация запросов и передача их на исполнение
Поступившие в Департамент письменные запросы граждан регистрируются,
визируются руководителем
Департамента и в течение 3 дней
передаются в профильное
структурное подразделение Департамента (отдел организационного обеспечения и
работы с обращениями граждан, отдел архивного дела).
Регистрация запроса гражданина является основанием для начала действий по
предоставлению государственной услуги
При поступлении интернет-обращения (запроса) гражданина с указанием адреса
электронной почты и/или почтового адреса ему направляется уведомление о
приёме интернет-обращения (запроса) к рассмотрению.
Интернет-обращение (запрос) гражданина в день поступления распечатывается на
бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведётся в установленном
порядке в течение 3 дней.
3.3. Анализ тематики поступивших запросов
Отдел организационного обеспечения и работы с обращениями граждан,
отдел архивного дела осуществляют анализ тематики поступивших
запросов граждан с учётом необходимых профессиональных навыков и имеющегося
научно-справочного аппарата и информационного материала.
При этом определяется:
степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его
исполнения;
местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
местонахождение, адрес конкретной организации, куда следует направить запрос
по принадлежности на исполнение.
3.4.
Направление запросов на исполнение в организации по принадлежности
По итогам анализа тематики поступивших запросов в течение 7 дней со дня
регистрации Департамент направляет их со своим письмом по принадлежности в
органы и организации при наличии у них документов, необходимых для
исполнения запросов.
При необходимости государственные архивы Ульяновской области направляют
запросы граждан на исполнение в соответствующие организации при наличии у
них документов, необходимых для исполнения запросов,
в сроки, установленные ведомственными актами.
В случае, если запрос гражданина требует исполнения несколькими
организациями, Департамент направляет в соответствующие организации копии
запроса с указанием о направлении ответа в адрес заявителя.
3.5. Подготовка и направление ответов гражданам
Одновременно с направлением запросов на исполнение в соответствующие
организации Департамент письменно уведомляет об этом граждан.
В случае, если запрос не может быть исполнен, заявителю
в месячный срок направляется письмо с объяснением
этих причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления
дополнительных сведений для исполнения запроса и т.д. При этом заявителю
могут быть даны рекомендации о местах хранения документов, необходимых для
исполнения запроса, адреса соответствующих государственных и ведомственных
архивов.
Рассмотрение запроса гражданина считается законченным, если по нему приняты
необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
4.
Порядок и формы контроля за совершением
действий и принятием решений
Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определённых
административными процедурами по предоставлению государственной услуги и
принятием решений,
осуществляется начальником организационного обеспечения и работы с
обращениями граждан Департамента путём проведения
проверок соблюдения и исполнения работниками Департамента положений
настоящего Регламента.
Департамент осуществляет контроль за исполнением запросов государственными
архивами Ульяновской области.
Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги
включает в себя проведение
ежеквартальных
проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение,
принятие решений и подготовку ответов на обращения граждан, содержащих
жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Департамента.
По результатам проведённых проверок, в случае выявления нарушений прав
заявителей, к виновным лицам применяются меры ответственности в порядке,
установленном законодательством Российской Федерации.
Проверки могут быть плановыми и внеплановыми. Проверка может проводиться по
конкретному обращению гражданина.
Для проверки полноты и качества исполнения государственной услуги
формируется рабочая группа, в состав которой включаются государственные
гражданские служащие Департамента. Результаты деятельности рабочей группы
оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и
предложения по их устранению.
5. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых в
ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего
Регламента
Гражданин может обратиться с письменной жалобой на действия (бездействие) и
решения, осуществляемые в ходе предоставления государственной услуги на
основании настоящего Регламента.
Действия (бездействие) и решения должностных лиц Департамента и
государственных архивов Ульяновской области могут быть обжалованы:
- руководителю Департамента;
- в судебном порядке.
Действия (бездействие) и решения иных организаций могут быть обжалованы:
- в вышестоящие по подчиненности организации;
- в судебном порядке.
Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:
- наименование органа, в который направляется обращение;
- фамилию, имя, отчество;
- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, контактный
телефон;
- изложение сути жалобы;
- личную подпись и дату.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к
письменной жалобе документы и материалы либо их копии.
Руководитель Департамента:
- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение
жалобы, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу,
или его законного представителя;
- вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и
материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления,
у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и
органов предварительного следствия;
- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на
восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов
заявителя, даёт письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.
Жалоба гражданина считается разрешённой, если рассмотрены все поставленные в
ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах
компетенции) по существу всех поставленных в жалобе вопросов.
Ответ на жалобу подписывается руководителем Департамента или его
заместителями и направляется по почтовому адресу, указанному в жалобе.
Письменная жалоба, поступившая в Департамент, рассматривается в течение 30
дней со дня регистрации жалобы.
В исключительных случаях руководитель Департамента вправе продлить срок
рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока её
рассмотрения заявителя, направившего жалобу.
Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый
адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не даётся.
Департамент при получении письменной жалобы, в которой содержатся
нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью
должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без
ответа по существу поставленных вопросов и сообщить заявителю, направившему
жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.
Если текст жалобы не поддаётся прочтению, ответ на жалобу не даётся, о чём
сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес
поддаются прочтению.
Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно
давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми
жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства,
руководитель Департамента, заместитель руководителя Департамента вправе
принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении
переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба
и ранее направляемые жалобы направлялись в Департамент. О данном решении
уведомляется заявитель, направивший
жалобу.
Действия (бездействия) и решения должностных лиц Департамента и
государственных архивов Ульяновской области могут быть обжалованы в судебном
порядке.
Жалоба на действия (бездействия) и решения должностных лиц Департамента и
государственных архивов Ульяновской области подаётся в районный суд по месту
нахождения ответчика (лица, чьи действия (бездействия) и решения обжалуются)
в течение 3 месяцев со дня, когда лицу стало известно о нарушении его прав и
свобод.
Приложение № 1
к административному регламенту
Информация о месте нахождения
государственных и муниципальных архивов
№
п/п |
Наименование организации |
Адрес и телефон |
Ф.И.О.
руководителя |
1. |
Департамент культуры и архивного дела Ульяновской области |
ул. Советская, д. 10
тел.
44-30-05, 44-27-06
факс
44-26-80
e-mail: uprava443005mail.ru
Официальный сайт:
www.uprava.mv |
Ившина Татьяна Александровна |
Государственные архивы
|
|||
1. |
ОГУ «Государственный архив Ульяновской области» |
пер. Гоголя, 11.
т.т. 44-36-73 (факс); 44-36-16
|
Волошина Татьяна Петровна |
2. |
ОГУ «Государственный архив новейшей истории Ульяновской области» |
ул. Матросова, 16
т.т. 41-01-31 (факс), 41-27-75; 41-27-03;
e-mail:
centrarhiv@yandex.ru
|
Миронов Владимир Николаевич |
Муниципальные архивы
|
|||
1. |
Муниципальный архив
г. Барыша |
т.(8-84253) 215-10 |
Узинцева Татьяна
Сергеевна |
2. |
Муниципальное учреждение
«Димитровградский городской архив» |
т.(8-84235) 223-78; 228-89 |
Царёва Надежда
Александровна |
3. |
Муниципальный архив
г.Новоульяновска |
т.(8-84255) 714-61 |
Чернова Екатерина Сергеевна |
4. |
Муниципальный архив
Базарносызганского района |
433700, р.п. Базарный Сызган, ул.Советская,74.
т.(8-84240) 218-53 |
Харитонова Раиса
Петровна |
5. |
Муниципальный архив
Барышского района |
т.(8-84253) 210-40 |
Кочедыкова Татьяна
Геннадьевна |
6. |
Муниципальный архив
Вешкаймского района |
433100, р.п. Вешкайма,
ул. Комсомольская, 14.
т.(8-84243) 219-41 |
Корнилова Людмила Николаевна |
7. |
Муниципальный архив
Инзенского района |
т.(8-84241) 253-30 |
Васянин Владимир Николаевич |
8. |
Муниципальный архив
Карсунского района |
433210, р.п. Карсун,
пл. 30-летия Победы, 6.
т.(8-84246) 250-20 |
Туманова Лидия
Александровна |
9. |
Муниципальный архив Кузоватовского района |
433760, р.п. Кузоватово,
ул.50 лет Октября, 5
т.(8-84237) 212-43 |
Юдина Татьяна
Викторовна
|
10. |
Муниципальный архив
Майнского района |
433130, р.п. Майна, ул.1 Комсомольская, 39
т.(8-84244) 214-31 |
Абрамова Татьяна
Яковлевна |
11. |
Муниципальный архив
Мелекесского района
|
ул. Б.Хмельницкого, 93
т.(8-84235) 266-77 |
Михайлова Вера
Павловна
|
12. |
Муниципальный архив
Николаевского района |
433810, р.п. Николаевка, пл.Ленина,1.
т.(8-84247) 212-61 |
Багрова Марина
Васильевна |
13. |
Муниципальный архив
Новомалыклинского
района |
433560, с. Н.Малыкла, ул. Кооперативная, 32.
т.(8-84232) 221-98 |
Карпунина Антонина Ивановна |
14. |
Муниципальный архив
Новоспасского района
|
433870, р.п. Новоспасское,
ул. Мира, 27.
т. (8-84238) 218-03 |
Улыбина Галина
Петровна
|
15. |
Муниципальный архив Павловского района |
433970, р.п. Павловка,
ул. Калинина, 24.
т. (8-84248) 218-62 |
Алькина Римма Николаевна |
16. |
Муниципальный архив Радищевского района |
433910, р.п. Радищево,
пл. 50 лет ВЛКСМ, 11.
т. (8-84239) 216-71. |
Морозова Валентина Ивановна |
17. |
Муниципальный архив Сенгилеевского района |
пл. имени 1 Мая, 2.
т. (8-84233) 212-76. |
Странина Валенти-
на Гурьевна |
18. |
Муниципальный архив Старокулаткинского
района
|
433940, р.п. Старая Кулатка,
ул. Пионерская, 30.
т. (8-84249) 231-70 |
Ханбикова Зайтуня
Темирхановна
|
19. |
Муниципальный архив Старомайнского района |
433430, р.п. Старая
Майна,
пер. Молочный, 11.
т. (8-84230) 234-44. |
Долгало Ольга Владимировна |
20. |
Муниципальный архив Сурского района |
433240, р.п. Сурское,
ул. Советская, 60 «а».
т. (8-84242) 216 - 68. |
Лазарева Ольга Ивановна |
21. |
Муниципальный архив Тереньгульского района |
433360, р.п. Тереньга, ул.Ульяновская,19.
т. (8-84234) 226-50. |
Орлова Инна Михайловна |
22. |
Муниципальный архив Ульяновского района |
433310, р.п. Ишеевка, ул.Новокомбинатовская, 9.
т. (8-84254) 212-43.
|
Зык Светалана Михайловна |
23. |
Муниципальный архив Цильнинского района |
433610, с. Б. Нагаткино,
ул. Садовая, 4.
т. (8- 84245) 213 – 13. |
Захарова Елизавета Николаевна |
24. |
Муниципальный архив Чердаклинского района |
433400, р.п. Чердаклы,
ул. Советская, 8.
т. (8-84231) 212 -49. |
Денисова Ирина
Юрьевна |
Приложение № 2
к административному регламенту
Перечень документов и сведений, необходимых для исполнения запроса
В запросе (заявлении) указываются: фамилия, имя, отчество (при наличии)
заявителя, год и место его рождения, адрес места жительства, гражданство, а
также другие сведения, необходимые для исполнения запроса:
об образовании – название и адрес учебного заведения, факультет, даты
поступления и окончания учёбы;
о награждении – название ведомства, кем была присвоена награда, дата
присвоения;
о стаже работы (службы) –
название, ведомственная подчинённость и адрес организации, номер воинской
части, время работы (службы), в качестве кого работали (служили);
о пенсии – сведения об организации, которая назначила пенсию, дата
назначения пенсии;
иные сведения (копия паспорта, копия трудовой книжки) позволяющие
осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.
В случае личного обращения гражданина в Департамент культуры и архивного
дела Ульяновской области, заполняется заявление-анкета для наведения
архивной справки (прилагается).
Департамент культуры и архивного дела Ульяновской области
АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ
для наведения архивной справки
Фамилия, имя, отчество
лица, запрашивающего справку |
|
||
|
|||
|
|||
Год рождения |
|
||
Фамилия, имя, отчество
лица, о котором запрашивается справка |
|
||
|
|||
|
|||
Год рождения |
|
||
Адрес
(индекс, город (область), улица, дом, квартира) |
|
||
|
|||
|
|||
Контактный телефон |
|
||
Для какой цели запрашивается справка |
|
||
|
|||
Название организации,
в которой работал заявитель |
|
||
|
|||
|
|||
цех, участок, отдел, эскадрилья |
|
||
О чём запрашивается справка: |
Начало периода
(число, месяц, год) |
Конец периода
(число, месяц, год) |
Должность
(профессия, звание) |
- о заработной плате |
|
|
|
- о трудовом стаже (№№ приказов) |
|
|
|
- о награждении |
|
|
|
- об учёбе |
|
|
|
- о переименовании организаций |
|
|
|
- |
|
|
|
- |
|
|
|
- |
|
|
|
- |
|
|
|
Указать, если была смена фамилии |
|
|
|
Дата заполнения «_____» __________________ 200
г.
________________ подпись