ДЕПАРТАМЕНТ КУЛЬТУРЫ И АРХИВНОГО ДЕЛА УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

 

ПРИКАЗ

 

 

06 апреля 2009                                                                                                              № 100

 

 

г.Ульяновск

 

                                                                                                  

 

Об утверждении административного регламента по предоставлению Департаментом культуры и архивного дела Ульяновской области государственной услуги «Организация исполнения запросов граждан Российской Федерации, поступивших в Департамент культуры и архивного дела Ульяновской области»

 

 

В соответствии   Порядком   разработки  и  утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг, утверждённого постановлением Правительства Ульяновской области от 06.07.2006 № 212            п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить административный регламент по предоставлению Департаментом культуры и архивного дела Ульяновской области государственной услуги «Организация исполнения запросов граждан Российской Федерации, поступивших в Департамент культуры и архивного дела Ульяновской области» (прилагается).

2. Довести приказ в части касающейся.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора Департамента культуры и архивного дела Ульяновской области Колтуна А.В.

 

 

 

Директор Департамента                                                                                                                                          Т.А.Ившина

 

 

    
   

 

 

 

128

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ

к приказу Департамента культуры

и архивного дела Ульяновской области

№ ________________

от «______» _________ 200   г.

 

 

 

 

Административный регламент

по предоставлению Департаментом культуры и архивного дела Ульяновской области государственной услуги «Организация исполнения запросов граждан Российской Федерации, поступивших в Департамент культуры и архивного дела Ульяновской области»

 

1. Общие положения

 

1.1. Наименование государственной услуги

Административный регламент по предоставлению Департаментом культуры и архивного дела Ульяновской области государственной услуги по организации исполнения запросов граждан Российской Федерации (далее – граждан), поступивших в Департамент культуры и архивного дела Ульяновской области (далее – Регламент) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) Департамента культуры и архивного дела Ульяновской области (далее - Департамент), а также порядок взаимодействия Департамента с органами государственной власти, органами местного самоуправления, государственными и муниципальными архивами Ульяновской области, организациями, учреждениями, предприятиями различных форм собственности, действующими на территории Ульяновской области (далее – органы и организации) при осуществлении предоставления государственной услуги.

 

1.2. Нормативно правовое регулирование предоставления государственной услуги

Предоставление государственной услуги по организации исполнения запросов граждан, поступивших в Департамент, осуществляется в соответствии с:

#M12291 9004937Конституцией Российской Федерации#S; #M12291 901912288Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»#S; #M12291 901978846Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»#S; приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»; #M12291 901900521Законом Ульяновской области от 05.04.2006 № 40-ЗО «Об архивном деле в Ульяновской области», постановлением Правительства Ульяновской области от 18.12.2007 № 29/488 «Об утверждении Положения о Департаменте культуры и архивного дела Ульяновской области».

 

1.3. Орган по предоставлению государственной услуги

Предоставление государственной услуги по организации исполнения запросов граждан, поступивших в Департамент, осуществляет Департамент.

Непосредственное исполнение запросов граждан осуществляют: государственные архивы, органы и организации при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.

Запросы социально-правового характера, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций, исполняются бесплатно. 

 

2. Требования к порядку предоставления государственной услуги

 

2.1. Порядок информирования о государственной услуге

2.1.1. Способ получения сведений о месте нахождения и графике работы с обращениями граждан Департамента культуры и архивного дела Ульяновской области.

 Государственная услуга по организации исполнения поступивших в Департамент запросов  граждан Российской Федерации предоставляется в виде писем Департамента, а также в виде архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

Местонахождение Департамента и его почтовый адрес: 432011, г. Ульяновск, ул. Советская, д. 10.

Официальный сайт Департамента: www.uprava.mv.ru

Электронный адрес управления: uprava443005@mail.ru.

Телефоны Департамента: 44 30 05, 44 27 06, 44 05 59.

Факс: 44-26-80

Информация о месте нахождения государственных и муниципальных архивов дана в приложении № 1 к настоящему Регламенту.

Актуальная и исчерпывающая информация в текстовом виде представлена на информационном стенде, а также размещена на официальном сайте Департамента.

Информация по процедурам исполнения запросов предоставляется:

по письменным обращениям – ответ направляется в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения;

по электронной почте – ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения;

по телефону – по указанным в пункте 2.1. номерам телефонов должностные лица Департамента дают исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов граждан;

на официальном сайте Департамента

при личном обращении граждан – приём граждан осуществляется: 

1) руководителем Департамента:

первый и третий вторник месяца с 16.00 до 17.00 (предварительная запись осуществляется по телефонам: 44-30-05, 44-05-59);

2) заместителями руководителя Департамента:

второй и четвёртый вторник месяца с 16.00 до 17.00 (предварительная запись осуществляется по телефонам: 44-30-05, 44-05-59);

3) другими должностными лицами:

по рабочим дням:

понедельник – четверг: с 9.30 до 17.30

пятница: с 9.30 до 14.00

обеденный перерыв: с 13.00 до 14.00

 

2.1.2. Описание заявителей, имеющих право взаимодействовать с Департаментом при предоставлении государственной услуги по организации исполнения запросов граждан Российской Федерации.

граждане Российской Федерации;

их законные представители;

организации независимо от их организационно-правовой формы;

органы государственной власти;

органы местного самоуправления;

правоохранительные органы.

 

2.1.3. Основание для предоставления государственной услуги

Основанием для предоставления государственной услуги является письменный запрос гражданина в адрес Департамента, в том числе переданный по электронной почте.

В запросе с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для его исполнения:

- наименование организации, в которую направляется письменный запрос, либо фамилия, имя, отчество должностного лица, либо должность соответствующего лица;

- фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии) заявителя

- почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответы или уведомления о переадресации запроса, контактный телефон;

- изложение существа обращения;

- личная подпись и дата.

В случае необходимости заявитель прилагает к письменному запросу соответствующие документы и материалы либо их копии (Приложение № 2).

Интернет-обращения (запросы) граждан должны содержать следующие реквизиты:

- наименование организации или должностного лица, которому они адресованы;

- изложение существа обращения;

- фамилия, имя, отчество заявителя;

- почтовый адрес места жительства, контактный телефон;

- электронный адрес;

- дата обращения.

Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются уполномоченному лицу на основании доверенности, заверенной в установленном порядке.

При поступлении в Департамент запросов граждан, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, Департамент в 7-дневный срок запрашивает у автора запроса эти уточнения и дополнительные сведения.

 

2.1.4. Описание конечного результата исполнения государственной услуги по организации исполнения запросов граждан Российской Федерации

Конечными результатами организации исполнения запросов граждан Российской Федерации является:

подготовка и направление письменного ответа заявителю;

 

2.2. Условия и сроки предоставления государственной услуги

Запросы граждан, поступившие в Департамент рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях руководитель Департамента, либо уполномоченное на это лицо вправе продлить срок исполнения запроса на 30 дней, уведомив об этом заявителя.

 

      2.3. Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги.

Не подлежат рассмотрению запросы и Интернет-обращения граждан, не содержащие фамилии, почтовые адреса и/или электронные адреса заявителя. Также не принимаются к рассмотрению запросы, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные выражения.

 

3. Административные процедуры

 

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги

Ответственным за предоставление государственной услуги является заместитель руководителя Департамента, курирующий данное направление.

Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры Департамента:

регистрация запросов и передача их на исполнение;

анализ тематики поступивших запросов граждан;

направление запросов на исполнение в органы, организации и учреждения  по принадлежности;

подготовка и направление ответов гражданам (заявителям).

 

3.2 . Регистрация запросов и передача их на исполнение

Поступившие в Департамент письменные запросы граждан регистрируются, визируются  руководителем Департамента  и в течение 3 дней передаются  в профильное структурное подразделение Департамента (отдел организационного обеспечения и работы с обращениями граждан, отдел архивного дела).

Регистрация запроса гражданина является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги

При поступлении интернет-обращения (запроса) гражданина с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса ему направляется уведомление о приёме интернет-обращения (запроса) к рассмотрению.

Интернет-обращение (запрос) гражданина в день поступления распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведётся в установленном порядке в течение 3 дней.

 

3.3. Анализ тематики поступивших запросов

Отдел организационного обеспечения и работы с обращениями граждан,  отдел архивного дела осуществляют анализ тематики поступивших запросов граждан с учётом необходимых профессиональных навыков и имеющегося научно-справочного аппарата и информационного материала.

При этом определяется:

степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

местонахождение, адрес конкретной организации, куда следует направить запрос по принадлежности на исполнение.

 

3.4. Направление запросов на исполнение в организации по принадлежности

По итогам анализа тематики поступивших запросов в течение 7 дней со дня регистрации Департамент направляет их со своим письмом по принадлежности в органы и организации при наличии у них документов, необходимых для исполнения запросов.

При необходимости государственные архивы Ульяновской области направляют запросы граждан на исполнение в соответствующие организации при наличии у них документов, необходимых для исполнения запросов, в сроки, установленные ведомственными актами. 

         В случае, если запрос гражданина требует исполнения несколькими организациями, Департамент направляет в соответствующие организации копии запроса с указанием о направлении ответа в адрес заявителя.

 

3.5. Подготовка и направление ответов гражданам

Одновременно с направлением запросов на исполнение в соответствующие организации Департамент письменно уведомляет об этом граждан.

В случае, если запрос не может быть исполнен, заявителю в месячный срок направляется письмо с объяснением этих причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса и т.д. При этом заявителю могут быть даны рекомендации о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих государственных и ведомственных архивов.

Рассмотрение запроса гражданина считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

 

4. Порядок и формы контроля за совершением

действий и принятием решений

 

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определённых административными процедурами по предоставлению государственной услуги и принятием решений, осуществляется начальником организационного обеспечения и работы с обращениями граждан Департамента путём проведения проверок соблюдения и исполнения работниками Департамента положений настоящего Регламента.

Департамент осуществляет контроль за исполнением запросов государственными архивами Ульяновской области.

Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение ежеквартальных проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения граждан, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Департамента.

По результатам проведённых проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, к виновным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Проверки могут быть плановыми и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению гражданина.

Для проверки полноты и качества исполнения государственной услуги формируется рабочая группа, в состав которой включаются государственные гражданские служащие Департамента. Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

 

5. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Регламента

 

Гражданин может обратиться с письменной жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Регламента.

Действия (бездействие) и решения должностных лиц Департамента и государственных архивов Ульяновской области могут быть обжалованы:

- руководителю Департамента;

- в судебном порядке.

Действия (бездействие) и решения иных организаций могут быть обжалованы:

- в вышестоящие по подчиненности организации;

- в судебном порядке.

Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:

- наименование органа, в который направляется обращение;

- фамилию, имя, отчество;

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, контактный телефон;

- изложение сути жалобы;

- личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

Руководитель Департамента:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;

- вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления,  у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, даёт письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

Жалоба гражданина считается разрешённой, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в жалобе вопросов.

Ответ на жалобу подписывается руководителем Департамента или его заместителями и направляется по почтовому адресу, указанному в жалобе.

Письменная жалоба, поступившая в Департамент, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

В исключительных случаях руководитель Департамента вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока её рассмотрения заявителя, направившего жалобу.

Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не даётся.

Департамент при получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

Если текст жалобы не поддаётся прочтению, ответ на жалобу не даётся, о чём сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель Департамента, заместитель руководителя Департамента вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в Департамент. О данном решении уведомляется заявитель, направивший  жалобу.

         Действия (бездействия) и решения должностных лиц Департамента и государственных архивов Ульяновской области могут быть обжалованы в судебном порядке.

Жалоба на действия (бездействия) и решения должностных лиц Департамента и государственных архивов Ульяновской области подаётся в районный суд по месту нахождения ответчика (лица, чьи действия (бездействия) и решения обжалуются) в течение 3 месяцев со дня, когда лицу стало известно о нарушении его прав и свобод.                                                                                      

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 1

к административному регламенту

 

Информация о месте нахождения

государственных и муниципальных архивов

 

п/п

Наименование организации

Адрес и телефон

Ф.И.О.

руководителя

1.

Департамент культуры и архивного дела Ульяновской области

432011, г. Ульяновск,

ул. Советская, д. 10

тел. 44-30-05, 44-27-06

факс 44-26-80

e-mail: uprava443005mail.ru

Официальный сайт: www.uprava.mv

Ившина Татьяна Александровна

 

Государственные архивы

 

1.

ОГУ «Государственный архив Ульяновской области»

432071, г. Ульяновск,

пер. Гоголя, 11.

т.т. 44-36-73 (факс); 44-36-16

 

Волошина Татьяна Петровна

2.

ОГУ «Государственный архив новейшей истории Ульяновской области»

432063, г. Ульяновск,

ул. Матросова, 16

т.т. 41-01-31 (факс), 41-27-75; 41-27-03;

e-mail: centrarhiv@yandex.ru

 

Миронов Владимир Николаевич

 

Муниципальные архивы

 

1.

Муниципальный архив

г. Барыша

433720, г.Барыш, ул. 45 Стрелковой дивизии, 8.

т.(8-84253) 215-10

Узинцева Татьяна

Сергеевна

2.

Муниципальное учреждение  «Димитровградский городской архив»

433510, г. Димитровград, ул.Алтайская, 61.

т.(8-84235) 223-78; 228-89

Царёва Надежда

Александровна

3.

Муниципальный архив

г.Новоульяновска

433300, г. Новоульяновск, ул.Мира, 10.

т.(8-84255) 714-61

Чернова Екатерина Сергеевна

4.

Муниципальный архив

 Базарносызганского района

433700, р.п. Базарный Сызган, ул.Советская,74.

т.(8-84240) 218-53

Харитонова Раиса

Петровна

5.

Муниципальный архив

Барышского района

433720, г. Барыш, ул.Пионерская, 6.

т.(8-84253) 210-40

Кочедыкова Татьяна

Геннадьевна

6.

Муниципальный архив

Вешкаймского района

433100, р.п. Вешкайма,

ул. Комсомольская, 14.

т.(8-84243) 219-41

Корнилова Людмила Николаевна

7.

Муниципальный архив

Инзенского района

433030, г.Инза, ул.Заводская, 2

т.(8-84241) 253-30

Васянин Владимир Николаевич

8.

Муниципальный архив

Карсунского района

433210, р.п. Карсун,

пл. 30-летия Победы, 6.

т.(8-84246) 250-20

Туманова Лидия

Александровна

9.

Муниципальный архив Кузоватовского района

433760, р.п. Кузоватово,

ул.50 лет Октября, 5

т.(8-84237) 212-43

Юдина Татьяна

Викторовна

 

10.

Муниципальный архив

Майнского района

433130, р.п. Майна, ул.1 Комсомольская, 39

т.(8-84244) 214-31

Абрамова Татьяна

Яковлевна

11.

Муниципальный архив

Мелекесского района

 

433508, г. Димитровград,

ул. Б.Хмельницкого, 93

т.(8-84235) 266-77

Михайлова Вера

Павловна

 

12.

Муниципальный архив

Николаевского района

433810, р.п. Николаевка, пл.Ленина,1.

т.(8-84247) 212-61

Багрова Марина

Васильевна

13.

Муниципальный архив

Новомалыклинского

района

433560, с. Н.Малыкла, ул. Кооперативная, 32.

т.(8-84232) 221-98 

Карпунина Антонина Ивановна

14.

Муниципальный архив

Новоспасского района

 

 

433870, р.п. Новоспасское,

ул. Мира,  27.

т. (8-84238) 218-03 

Улыбина Галина

Петровна

 

 

15.

Муниципальный архив Павловского района

433970, р.п. Павловка,

ул. Калинина, 24.

т. (8-84248) 218-62

Алькина Римма Николаевна

16.

Муниципальный архив Радищевского района

433910, р.п. Радищево,

пл. 50 лет ВЛКСМ, 11.

т. (8-84239) 216-71.

Морозова Валентина Ивановна

17.

Муниципальный архив Сенгилеевского района

433380, г. Сенгилей,

пл. имени 1 Мая, 2.

т. (8-84233) 212-76.

Странина Валенти-

на Гурьевна

18.

Муниципальный архив Старокулаткинского

района

 

433940, р.п. Старая Кулатка,

ул. Пионерская, 30.

т. (8-84249) 231-70

Ханбикова Зайтуня

Темирхановна

 

19.

Муниципальный архив Старомайнского района

433430,  р.п. Старая Майна,

пер. Молочный, 11.

т. (8-84230) 234-44.

Долгало Ольга Владимировна

20.

Муниципальный архив Сурского района

433240, р.п. Сурское,

ул. Советская, 60 «а».

т. (8-84242) 216 - 68.

Лазарева Ольга Ивановна

21.

Муниципальный архив Тереньгульского района

433360, р.п. Тереньга, ул.Ульяновская,19.

т. (8-84234) 226-50.

Орлова Инна Михайловна

22.

Муниципальный архив Ульяновского района

433310, р.п. Ишеевка, ул.Новокомбинатовская, 9.

 т. (8-84254) 212-43.

 

Зык Светалана Михайловна

23.

Муниципальный архив Цильнинского района

433610, с. Б. Нагаткино,

ул. Садовая, 4.

т. (8- 84245) 213 – 13.

Захарова Елизавета Николаевна

24.

Муниципальный архив Чердаклинского района

433400, р.п. Чердаклы,

ул. Советская, 8.

т. (8-84231) 212 -49.

Денисова Ирина

Юрьевна

 

 

 

 

 

 

 

 


Приложение № 2

к административному регламенту

 

 

Перечень документов и сведений, необходимых для исполнения запроса

В запросе (заявлении) указываются: фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя, год и место его рождения, адрес места жительства, гражданство, а также другие сведения, необходимые для исполнения запроса:

об образовании – название и адрес учебного заведения, факультет, даты поступления и окончания учёбы;

о награждении – название ведомства, кем была присвоена награда, дата присвоения;

о стаже работы (службы)  – название, ведомственная подчинённость и адрес организации, номер воинской части, время работы (службы), в качестве кого работали (служили);

о пенсии – сведения об организации, которая назначила пенсию, дата назначения пенсии;

иные сведения (копия паспорта, копия трудовой книжки) позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.

    В случае личного обращения гражданина в Департамент культуры и архивного дела Ульяновской области, заполняется заявление-анкета для наведения архивной справки (прилагается).

 

 

  

 

Департамент культуры и архивного дела Ульяновской области

 

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

для наведения архивной справки

 

 

Фамилия, имя, отчество лица, запрашивающего справку

 

 

 

Год рождения

 

Фамилия, имя, отчество лица, о котором запрашивается справка

 

 

 

Год рождения

 

Адрес (индекс, город (область), улица, дом, квартира)

 

 

 

Контактный телефон

 

Для какой цели запрашивается справка

 

 

Название организации, в которой работал заявитель

 

 

 

цех, участок, отдел, эскадрилья

 

О чём запрашивается справка:

Начало периода (число, месяц, год)

Конец периода (число, месяц, год)

Должность (профессия, звание)

- о заработной плате

 

 

 

- о трудовом стаже (№№ приказов)

 

 

 

- о награждении

 

 

 

- об учёбе

 

 

 

- о переименовании организаций

 

 

 

-

 

 

 

-

 

 

 

-

 

 

 

-

 

 

 

Указать, если была смена фамилии

 

 

 

 

 

                                   Дата заполнения «_____» __________________ 200   г.

 

                                   ________________ подпись