ДЕПАРТАМЕНТ КУЛЬТУРЫ И АРХИВНОГО ДЕЛА УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

14.01.2010                                                                                                                                №  4

                                                                                                                      Экз. № ________

г.Ульяновск

Об утверждении административного регламента

Департамента культуры и архивного дела Ульяновской области

по исполнению государственной функции «Включение архивных документов в состав Архивного фонда Ульяновской области»

В соответствии   Порядком   разработки  и  утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг), утверждённого постановлением Правительства Ульяновской области от 28.04.2009 № 183-П п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить административный регламент Департамента культуры и архивного дела Ульяновской области по исполнению  государственной функции «Включение архивных документов в состав Архивного фонда Ульяновской области» (прилагается).

2. Довести приказ в части касающейся.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора Департамента культуры и архивного дела Ульяновской области по культурной политике и развитию отрасли Колтуна А.В.

Директор Департамента                                                                  Т.А.Ившина

УТВЕРЖДЁН

приказом Департамента культуры

и архивного дела Ульяновской области

№ ______ от ______  ___________ 20   г.

Административный регламент

Департамента культуры и архивного дела Ульяновской области

по исполнению государственной функции «Включение архивных

документов в состав Архивного фонда Ульяновской области»

I. Общие положения

1.1. Наименование государственной функции.

         Включение архивных документов в состав Архивного фонда Ульяновской области (далее - государственная функция)

1.2. Наименование государственного органа, исполняющего государственную функцию, и организаций, участвующих в исполнении государственной функции.

Исполнителем государственной функции является Департамент культуры и архивного дела Ульяновской области (далее – Департамент).
Технологическое обеспечение государственной функции осуществляется государственными архивами Ульяновской области (далее – государственные архивы) и муниципальными архивами в Ульяновской области (далее – муниципальные архивы) путём рассмотрения и подготовки к утверждению Экспертно-проверочной комиссией Департамента культуры и архивного дела Ульяновской области (далее – ЭПК Департамента) документов, указанных в пунктах 1.4. и 2.5. настоящего Регламента, представленных государственными органами, органами местного самоуправления, организациями, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Ульяновской области (далее – АФ УО) и другие архивные документы, подлежащие приёму на хранение в государственные и муниципальные архивы, включенными в списки источников комплектования государственных или муниципальных архивов в установленном порядке (далее – источники комплектования).
Государственные архивы участвуют в исполнении государственной функции также в форме привлечения их специалистов к работе в качестве экспертов - членов ЭПК.

 Списки государственных и муниципальных архивов приведены в приложении № 1 к настоящему Регламенту.

1.3. Нормативные правовые акты, непосредственно регулирующие исполнение государственной функции.

Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

 приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;

Закон Ульяновской области от 05.04.2006 № 40-ЗО «Об архивном деле в Ульяновской области»;

постановление Правительства Ульяновской области от 18.12.2007 № 29/488 «Об утверждении Положения о Департаменте культуры и архивного дела Ульяновской области».

1.4. Описание результатов исполнения государственной функции
Конечным результатом исполнения государственной функции является:

1.4.1. Решение ЭПК Департамента о включении конкретных архивных документов в состав АФ УО при утверждении описей дел, документов (или их годовых разделов) постоянного хранения, описей дел, документов по личному составу, переведённых на постоянное хранение, образовавшихся в деятельности источников комплектования, оформленное в виде грифа утверждения документа, расположенного ниже реквизита «Подпись» в правой нижней части последнего листа документа (в соответствии с пунктом 5.5.1. Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (далее – Правила организации хранения), утверждённых приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19, и формами 32, 33, 34, 35, 36, 37, 42 к указанным Правилам, утверждёнными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007   № 1273).

1.4.2. Решение ЭПК Департамента об отказе  в утверждении описей дел, документов (или их годовых разделов) постоянного хранения, описей дел, документов по личному составу, переведённых на постоянное хранение, образовавшихся в деятельности источников комплектования, оформленное в виде Заключения эксперта – члена ЭПК о качестве документа (Приложение 2), в котором названы нарушения требований нормативных правовых актов, указанных в пункте 2.3.2. настоящего Регламента.

1.5. Описание юридических и физических лиц, взаимодействующих с Департаментом, государственными и муниципальными архивами при исполнении государственной функции.

При исполнении государственной функции осуществляется взаимодействие с государственными органами, органами местного самоуправления, организациями, в процессе деятельности которых образуются документы АФ УО и другие архивные документы, подлежащие приёму на хранение в государственные и муниципальные архивы, включенными в списки источников комплектования государственных или муниципальных архивов в установленном порядке.

От имени источника комплектования в соответствии с законодательством Российской Федерации может выступать руководитель организации - источника комплектования, либо иные лица, уполномоченные руководителем организации - источника комплектования в установленном законодательством Российской Федерации порядке выступать от имени источника комплектования при взаимодействии с Департаментом, государственными или муниципальными архивами при исполнении государственной функции (далее – представители источника комплектования).

II. Требования к порядку исполнения государственной функции

2.1. Порядок информирования о правилах исполнения государственной функции.

2.1.1. Место нахождения Департамента и его почтовый адрес: 432011, г. Ульяновск, ул. Советская, 10, каб. 209 (приёмная).

Электронные адреса: uprava443005@mail.ru.

Справочные телефоны: (8422) 44-27-06
Факс: (8422) 44-26-80

График работы Департамента:

Сведения о месте нахождения, контактных телефонах, адресах и графике работы государственных архивов и муниципальных архивов приводятся в приложении 1 к настоящему Регламенту.

2.1.2. Информация о порядке исполнения государственной функции предоставляется Департаментом, государственными или муниципальными архивами при личном обращении представителя источника комплектования непосредственно в Департамент, государственные или муниципальные архивы; при обращении по телефону, в письменном виде по почте, по электронным каналам связи.

Для получения консультации о ходе исполнения государственной функции представитель источника комплектования обращается в Департамент, государственные или муниципальные архивы лично; по телефону; в письменном виде по почте; в письменном виде по электронным каналам связи.

2.1.2.1. Информирование или консультация при личном обращении в Департамент осуществляется сотрудниками Департамента – членами ЭПК, в государственные архивы – сотрудниками отделов  комплектования Архивного фонда, в муниципальные архивы – сотрудниками, ответственными за данное направление деятельности (далее – ответственные сотрудники), на рабочем месте в соответствии с графиком работы Департамента, государственных и муниципальных архивов (пункт 2.1.1. настоящего Регламента).

Ответственный сотрудник обязан принять представителя источника комплектования в назначенный день. Приём может быть перенесён по инициативе источника комплектования на другой день или на другое время. В день назначенной встречи сотрудник, ответственный за приём, обязан обеспечить возможность доступа к месту проведения информирования или консультации представителю источника комплектования для осуществления информирования о порядке исполнения или консультации о ходе исполнения государственной функции. Ответственный сотрудник, осуществляющий устное информирование или консультацию, принимает все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы, в том числе с привлечением при необходимости других сотрудников.

2.1.2.2. Информирование или консультация по телефону осуществляется ответственными сотрудниками, указанными в пункте 2.1.2.1. настоящего Регламента, по справочным телефонам в соответствии с графиком работы Департамента, государственных и муниципальных архивов (пункт 2.1.1. настоящего Регламента).

Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве, должности ответственного сотрудника, принявшего телефонный звонок, и наименовании Департамента, государственного или муниципального архива. При ответах на телефонные звонки ответственный сотрудник подробно, со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты, в вежливой форме информирует представителя источника комплектования по интересующим его вопросам.

Если для подготовки ответа требуется продолжительное время, ответственный сотрудник, осуществляющий информирование или консультацию, может предложить представителю источника комплектования обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить удобное для представителя источника комплектования время для личного обращения непосредственно в Департамент, государственный или муниципальный архив.

2.1.2.3. Письменное информирование или консультация при обращении источника комплектования в Департамент, государственные или муниципальные архивы осуществляется путём направления ответа почтовым отправлением, электронной почтой или путём размещения ответа на официальном сайте в зависимости от способа обращения источника комплектования за информацией или способа доставки ответа, указанного в письменном обращении источника комплектования.   Директор Департамента, руководитель государственного или руководитель муниципального архива определяет ответственного исполнителя для подготовки ответа. Ответ на обращение источника комплектования предоставляется в простой, чёткой форме и должен содержать: ответы на поставленные вопросы, указание фамилии и номера телефона исполнителя. Ответ подписывается директором Департамента или его заместителем, руководителем государственного архива или руководителем муниципального архива и направляется источнику комплектования в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня регистрации обращения.

 2.1.2.4. При информировании или консультации по обращениям, направленным через официальные Интернет - сайты, ответ размещается на указанных сайтах в разделе «вопросы – ответы».

 При информировании или консультации в форме ответов по электронной почте ответ на обращение направляется по электронной почте на электронный адрес источника комплектования. Все обращения исполняются в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня поступления обращения.

2.1.3. Основными требованиями к информированию являются достоверность и полнота предоставляемой информации, чёткость в изложении информации, наглядность форм предоставляемой информации, оперативность, удобство и доступность получения информации.

2.1.4. Если информация о порядке или ходе исполнения государственной функции, полученная в государственном или муниципальном архиве, не удовлетворяет источник комплектования, то он в письменном виде может обратиться в Департамент.

 В случае появления каких-либо вопросов или недоразумений при приёме документов или в процессе исполнения государственной функции источник комплектования вправе обратиться к должностному лицу - директору Департамента, руководителю государственного или муниципального архива. В случае невозможности должностного лица принять представителя источника комплектования незамедлительно предусматривается возможность приёма по предварительной записи, которая производится в тот же день.

2.1.5. Сведения о месте нахождения и графике работы Департамента и государственных архивов, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещены на официальном сайте «Департамента культуры и архивного дела Ульяновской области» www.uprava.mv.ru.

Кроме того, на официальном сайте «Департамента культуры и архивного дела Ульяновской области» размещаются сведения о месте нахождения и графике работы муниципальных архивов; текст настоящего Регламента (полная версия); извлечения из законов и иных нормативных актов, регламентирующих деятельность по исполнению государственной функции.

На информационных стендах в помещениях государственных и муниципальных архивов размещается следующая информация:

график работы соответствующего архива;

фамилии, имена, отчества руководителей соответствующего архива и Департамента;

номера кабинетов, где осуществляются информирование, консультации и приём документов, необходимых для исполнения государственной функции, фамилии, имена, отчества, должности ответственных сотрудников;

номера справочных телефонов, почтовые адреса, адреса электронной почты Департамента и соответствующего архива, адрес официального сайта;

настоящий Регламент (без приложений);

схема (блок - схема) последовательности действий при исполнении государственной функции. (Приложение 4 к настоящему Регламенту)
Тексты материалов, размещаемых на информационных стендах, печатаются удобным для чтения шрифтом (размер шрифта не менее № 18), без исправлений, наиболее важные места выделяются другим шрифтом. В случае оформления информационных материалов в виде брошюр, требования к размеру шрифта могут быть снижены.

2.2. Сроки исполнения государственной функции

Максимальный срок исполнения государственной функции не должен превышать 30 рабочих дней со дня регистрации документов, не считая времени ожидания документов от источника комплектования после устранения выявленных нарушений.

Время ожидания приёма представителями источников комплектования при подаче документов и получении информации не должно превышать 30 минут. Продолжительность приёма у ответственного сотрудника не должна превышать 10 минут, если не требуется консультация о правилах подготовки документов, указанных в пункте 2.5.

2.3. Перечень оснований для отказа в исполнении государственной функции, в т.ч. отказа в рассмотрении документов.

2.3.1. Основанием для отказа в рассмотрении представленных документов является:

оформление представленных документов с нарушением требований Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» и с нарушением требований ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утверждённого постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 № 65-ст (по заключению Министерства юстиции Российской Федерации данный документ в государственной регистрации не нуждается – письмо Министерства юстиции Российской Федерации от 04.04.2003 № 07/3276-ЮД);

представление неполного количества экземпляров документов, указанных в пункте 2.5. настоящего Регламента;

представление неполного комплекса документов, перечисленных в пункте 2.5. настоящего Регламента.

2.3.2. Основанием для отказа в исполнении государственной функции является составление представленных документов с нарушением требований следующих нормативных правовых актов:

приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;

 приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 № 1273 «Об утверждении форм учётных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», зарегистрированного Министерством юстиции Российской Федерации 09.10.2007, регистрационный номер № 10291.

2.4. Требования к местам исполнения государственной функции.

2.4.1. Вход в здание, где располагается Департамент, центральный вход в здания (помещения) государственных, муниципальных архивов должны быть оборудованы информационной табличкой (вывеской) с указанием наименования и режима работы Департамента, соответствующего государственного или муниципального архива; вход и выход из помещений - соответствующими указателями с искусственным освещением в тёмное время суток. Рядом со зданиями должны быть оборудованы места для парковки транспортных средств.

2.4.2. Организация приёма документов в государственных и муниципальных архивах осуществляется ответственными сотрудниками, указанными в пункте 2.1.2.1. настоящего Регламента, на их рабочем месте в соответствии с графиком работы. Кабинеты ответственных сотрудников должны быть оборудованы информационными табличками (вывесками) с указанием номера кабинета, названия отдела или фамилии, имени, отчества и должности ответственного сотрудника, осуществляющего исполнение государственной функции. Сотрудник, осуществляющий приём представителей источников комплектования, обязан иметь бейдж с указанием фамилии, имени, отчества и должности.

Рабочее место сотрудника должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройствам, должно соответствовать санитарным правилам и нормам. При организации приёма документов должна быть обеспечена возможность свободного входа и выхода из помещения при необходимости.

2.4.3. В помещениях должны быть оборудованы места (информационные стенды) для ознакомления с информацией, указанной в п. 2.1. Представителям источников комплектования, ожидающим приёма, отводятся места, оборудованные стульями.

 2.5. Информация о перечне необходимых для исполнения государственной функции документов, требуемых от источников комплектования, способах их получения от источников комплектования и порядок их представления.

Для исполнения государственной функции источники комплектования представляют в соответствующий государственный или муниципальный архив с сопроводительным письмом, подписанным руководителем организации или его заместителем, следующие документы на бумажном носителе:

описи дел, документов (или их годовые разделы) постоянного хранения в 4-х экземплярах (Приложения 5 – 12 к настоящему Регламенту);

описи дел по личному составу, подлежащих переводу на постоянное хранение в 4-х экземплярах (Приложение 5 к настоящему Регламенту);

описи дел по личному составу (личных дел) в 3-х экземплярах (Приложение 13 к настоящему Регламенту);

справочный аппарат к описям (титульный лист к каждому экземпляру описи, предисловие, при необходимости – оглавление, указатели, список сокращённых слов, расшифровка терминов (при их наличии), составленный в соответствии с пунктом 5.5.1 Правил организации хранения;

акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, (если в опись включен неполный комплекс документов) в 2-х экземплярах (Приложение 14 к настоящему Регламенту);

выписку из протокола центральной экспертной комиссии (ЦЭК) или экспертной комиссии (ЭК) организации - источника комплектования о согласовании документов, представленных на рассмотрение ЭПК Департамента, оформленную в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утверждённым постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 № 65-ст.

2.6. Требования к исполнению государственной функции либо отдельных административных процедур в рамках исполнения государственной функции на бесплатной основе.

Департамент, государственные и муниципальные архивы осуществляют исполнение государственной функции бесплатно.

III. Административные процедуры

Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

приём и регистрация документов;

подготовка рассмотрения документов на заседании ЭПК;

рассмотрение документов на заседании ЭПК, принятие решения.
Блок-схема исполнения государственной функции представлена в приложении 4 к настоящему Регламенту.

3.1. Приём и регистрация документов (приложение 4 к настоящему Регламенту).

Основанием для начала исполнения государственной функции является представление источником комплектования документов, указанных в пункте 2.5. настоящего Регламента, в соответствующий государственный или муниципальный архив. Документы могут быть доставлены посредством почтовой, фельдъегерской, курьерской связи, непосредственно представителем источника комплектования.

3.1.1. Регистрация документов осуществляется в день их поступления. Документы регистрируются в традиционных или электронных карточках или журналах.

3.1.2. Приём и регистрацию документов, указанных в пункте 2.5. настоящего Регламента, осуществляют ответственные сотрудники (пункт 2.1.2.1. настоящего Регламента).

3.1.3. Ответственный сотрудник в течение 3 рабочих дней проверяет комплектность и правильность оформления представленных документов в соответствии с пунктом 2.3.1. настоящего Регламента.

3.1.3.1. Если поступившие документы надлежащим образом оформлены и представлены в полной комплектности, ответственный сотрудник готовит документы к утверждению в соответствии с административной процедурой «Подготовка рассмотрения документов на заседании ЭПК».

3.1.3.2. При выявлении в ходе проверки нарушений, указанных в пункте 2.3.1. настоящего Регламента, ответственный сотрудник информирует об этом источник комплектования по телефону не позднее 3 дней со дня поступления документов. Ответственный сотрудник объясняет содержание выявленных нарушений и предлагает принять меры по их устранению, согласовывает дату и время консультации по устранению нарушений. Информирование по просьбе источника комплектования может осуществляться письменно путём направления ответов почтовым отправлением, электронной почтой или путём размещения ответа на официальных сайтах, в зависимости от способа доставки ответа, указанного источником комплектования. Письменная информация подписывается руководителем соответствующего государственного или муниципального архива.

3.1.3.3. Если источник комплектования в течение 30 календарных дней с момента регистрации представит документы, надлежащим образом оформленные и в полной комплектности, повторяется административная процедура, предусмотренная пунктами 3.1.2. – 3.1.3.1. настоящего Регламента.

3.1.3.4. Если по истечении 30 календарных дней с момента регистрации источник комплектования не представит в соответствующий государственный или муниципальный архив надлежащим образом оформленные и в полной комплектности документы, ответственный сотрудник не позднее 3 рабочих дней (с момента истечения тридцатидневного срока ожидания) возвращает представленные документы соответствующему источнику комплектования по почте, уведомив об этом по телефону, или непосредственно в руки представителю источника комплектования. При этом ответственный сотрудник объясняет содержание выявленных нарушений. Информирование о содержании выявленных нарушений по просьбе источника комплектования может осуществляться письменно путём направления ответов почтовым отправлением, электронной почтой или путём размещения ответа на официальных сайтах, в зависимости от способа доставки ответа, указанного источником комплектования. Письменная информация подписывается руководителем соответствующего государственного или муниципального архива.

 3.2. Подготовка рассмотрения документов на заседании ЭПК (приложение 4-1 к настоящему Регламенту).

 3.2.1. Ответственный сотрудник государственного или муниципального архива не позднее 3 рабочих дней с момента регистрации документов составляет сопроводительный лист со своим заключением о качестве подготовки документов, указанных в пункте 2.5. настоящего Регламента, по каждому источнику комплектования (Приложение 15 к настоящему Регламенту).

3.2.2. Комплекс документов, указанных в пункте 2.5. и подготовленных в соответствии с пунктом 3.2.1. настоящего Регламента, с сопроводительным письмом за подписью руководителя соответствующего государственного или муниципального архива направляется секретарю ЭПК не позднее, чем за 5 рабочих дней до очередного заседания ЭПК, для включения вопроса в повестку дня очередного заседания ЭПК.

3.2.3. Секретарь ЭПК, назначаемый приказом директора Департамента из числа сотрудников Департамента, формирует повестку дня заседания ЭПК и организует рецензирование документов, указанных в пункте 2.5., в соответствии с Регламентом работы ЭПК, утверждённым приказом директора Департамента.

Экспертами (рецензентами) выступают члены ЭПК, назначаемые приказом директора Департамента.

 3.2.4. Эксперты (рецензенты) на основе критериев экспертизы ценности документов (пункт 4.3. Правил организации хранения) проверяют представленные документы на соответствие нормативным правовым актам, указанным в пункте 2.3.2. настоящего Регламента, и составляют Заключение эксперта о качестве документов. Допускается составление единого Заключения на все представленные источником комплектования документы (Приложение 3 к настоящему Регламенту).

3.3. Рассмотрение документов на заседании ЭПК, принятие решения (приложение 4-2 к настоящему Регламенту).

3.3.1. Рассмотрение документов, указанных в пункте 2.5. настоящего Регламента, на заседании ЭПК осуществляется в соответствии с процедурой подготовки и проведения заседаний ЭПК, установленной Регламентом работы ЭПК, утверждённым приказом директора Департамента.

3.3.1.1. Если представленные источником комплектования документы соответствуют требованиям нормативных документов, указанных в пункте 2.3.2. настоящего Регламента, принимается решение об утверждении представленных документов (согласовании описей дел по личному составу и актов о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны).

3.3.1.2. Если в представленных источником комплектования документах выявлены нарушения требований нормативных документов, указанных в пункте 2.3.2. настоящего Регламента, принимается решение об отказе утверждения представленных документов и возврате документов источнику комплектования на доработку по замечаниям, изложенным в Заключении эксперта.

Соответствующий государственный или муниципальный архив возвращает источнику комплектования документы вместе с Заключением эксперта, в котором перечислены выявленные нарушения со ссылками на соответствующие нормативные акты, по почте, уведомив об этом по телефону, или непосредственно в руки представителю источника комплектования.

3.3.2. Решение ЭПК о включении конкретных архивных документов в состав АФ УО оформляется секретарём ЭПК в течение 3 рабочих дней после утверждения протокола заседания директором Департамента в соответствии с пунктом 1.4.1. настоящего Регламента.

3.3.3. Оформленные документы, указанные в пунктах 1.4. и 2.5. настоящего Регламента, передаются секретарём ЭПК в соответствующие государственные или муниципальные архивы для направления в адрес источников комплектования.

3.3.4. Если источник комплектования, которому решением ЭПК отказано в утверждении документов, представит в соответствующий государственный или муниципальный архив доработанные по замечаниям эксперта документы, повторно выполняются административные процедуры, предусмотренные разделом III настоящего Регламента.

IV. Порядок и формы контроля за исполнением
государственной функции.

4.1. Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции определены Положением о Департаменте, утверждённым постановлением Правительства Ульяновской области от 18.12.2007 № 29/488 «Об утверждении Положения о Департаменте культуры и архивного дела Ульяновской области», Регламентом работы ЭПК, утверждённым приказом Департамента от 23.01.2008 № 34.

 4.2. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определённых административными процедурами по исполнению государственной функции и принятием решений, осуществляют должностные лица Департамента, государственных, муниципальных архивов, ответственные за организацию работы по исполнению государственной функции.

4.3. Текущий контроль осуществляется путём проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по исполнению государственной функции, проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.

4.4. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав источника комплектования, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения источника комплектования, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Департамента, государственных, муниципальных архивов.

 4.5. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы Департамента) и внеплановыми, в том числе по конкретному обращению источника комплектования.

  4.6. Проведение проверки полноты и качества исполнения государственной функции директором Департамента может быть поручено должностному лицу, либо из сотрудников Департамента может быть сформирована рабочая группа.

  4.7. Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению. В случае выявления нарушений прав источника комплектования, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

  4.8. Представители источников комплектования соответствующих государственных и муниципальных архивов имеют право присутствовать на заседании ЭПК.

V. Порядок обжалования действий (бездействия) должностных лиц
и решений, принимаемых при исполнении государственной функции.

5.1. Источники комплектования (либо их представители) могут обратиться с жалобой на действия (бездействие) должностных лиц и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего Регламента (далее - жалоба), устно или письменно:

на действия (бездействие) должностных лиц государственных архивов-руководителю соответствующего государственного архива или в Департамент;

на действия (бездействие) должностных лиц муниципальных архивов - в соответствующий орган местного самоуправления или в Департамент;

на действия (бездействие) должностных лиц Департамента – директору Департамента или его заместителю.

5.2. В письменной жалобе указываются:

полное наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации – источника комплектования (в случае обращения от имени юридического лица) либо фамилия, имя, отчество его уполномоченного представителя, гражданина – собственника или владельца архивных документов;

почтовый адрес;

предмет жалобы;

подпись;

дата.

5.3. Жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 календарных дней со дня регистрации.

5.4. Поступившие в Департамент, государственный или муниципальный архив жалобы регистрируются сотрудником, обеспечивающим приём и регистрацию почтовой корреспонденции, в установленном порядке в день поступления и направляются на рассмотрение директору Департамента или его заместителю, руководителю государственного или муниципального архива соответственно.

5.5. Директор Департамента или его заместитель, руководитель соответствующего государственного или муниципального архива:

обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в том числе в случае необходимости, с участием уполномоченного представителя источника комплектования;

определяет должностное лицо, ответственное за рассмотрение жалобы;

в соответствии с действующим законодательством запрашивает дополнительные документы и материалы, необходимые для рассмотрения жалобы, в других органах государственной власти, местного самоуправления, у иных должностных лиц;

по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав и законных интересов источника комплектования, даёт письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

5.6. Обращения источников комплектования, содержащие обжалование решений, действий (бездействия) конкретных должностных лиц, не могут направляться этим должностным лицам для рассмотрения и (или) ответа.

5.7. Ответ на жалобу подписывается директором Департамента или его заместителями, руководителем соответствующего государственного или муниципального архива.

5.8. В случае, если в письменном обращении источника комплектования содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, директор Департамента, руководитель архива вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с источником комплектования по данному вопросу при условии, что указанное и предыдущие обращения направлялись в Департамент. Источник комплектования, направивший обращение, уведомляется о данном решении.

5.9. Ответ на жалобу не даётся, если:

в письменной жалобе не указаны сведения, приведённые в пункте 5.2. настоящего Регламента;

в письменной жалобе содержатся оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью, имуществу должностного лица, членов его семьи. Источнику комплектования, направившему жалобу, письменно сообщается о недопустимости злоупотребления правом;

текст письменной жалобы не поддается прочтению, о чем письменно сообщается источнику комплектования.

5.10. Обращение источника комплектования считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нём вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в обращениях вопросов.

5.11. Если источник комплектования не удовлетворён решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, если решение не было принято, жалоба может быть подана в:

Федеральное архивное агентство по адресу: Ильинка ул., д. 12, Москва, 103132; тел. (495) 606-25-14,606-29-73; е-mail: rosarhiv@archives.ru;

Управление Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия по Приволжскому Федеральному округу (Управление Росохранкультуры) по адресу: Варварская ул., д. 32, Нижний Новгород, 603950; тел. (831)419-23-34; е-mail: rsoc52@rsoc.ru.

5.12. В случае, если источники комплектования не удовлетворены результатами рассмотрения жалоб в инстанциях, указанных в пункте 5.11. настоящего Регламента, они могут обжаловать принятое решение в установленном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

         Приложение № 1

Информация о месте нахождения

государственных и муниципальных архивов

Приложение № 2

О качестве____________________________________

                                                           (название документа)

________________________________________________________________

Предлагаю: ____________________________________________________________________________________________

Эксперт   ЭПК                 _______________                         __________________

                                                  (подпись)                                                      (расшифровка подписи)