Приложение 1
ПОЛОЖЕНИЕ
о порядке подготовки и проведения заседаний, совещаний,
социально-значимых мероприятий и организации контроля
за исполнением поручений, зафиксированных в протоколах
I. Общие положения
1.1. Настоящее Положение определяет порядок подготовки проведения заседаний,
совещаний, социально-значимых мероприятий (далее мероприятий)
с участием Губернатора-Председателя Правительства Ульяновской области,
заместителей Председателя Правительства Ульяновской области, директора
Департамента культуры и архивного дела области.
1.2. Действие настоящего Положения распространяется на деятельность
координационных и совещательных органов при Губернаторе - Председателе
Правительства Ульяновской области, Правительстве Ульяновской области в
соответствии с их положениями, Департамента культуры и архивного дела области
(далее Департамента).
II. Порядок подготовки и проведения
заседаний, совещаний, мероприятий с участием Губернатора - Председателя
Правительства Ульяновской области, членов Правительства области
2.1. Ответственность за подготовку материалов к заседаниям, совещаниям,
мероприятиям с участием Губернатора-Председателя Правительства Ульяновской
области возлагается на заместителей директора и начальников отделов Департамента
(далее Исполнитель), по компетенции, а в отдельных случаях на сотрудников
Департамента, в соответствии с их должностным регламентом.
2.2. Исполнитель согласовывает с директором Департамента состав участников и
регламент проведения заседания, совещания, мероприятия.
2.3. Исполнитель, ответственный за координацию действий по подготовке и
проведению заседания, совещания, мероприятий с участием Губернатора-Председателя
Правительства Ульяновской области, согласует с директором Департамента и
предоставляет:
2.3.1. В отдел обеспечения деятельности Губернатора Ульяновской области для
Губернатора Председателя Правительства Ульяновской области не позднее 14 часов в
пятницу к планируемому заседанию, совещанию, мероприятию в понедельник и во
вторник предстоящей недели; не позднее 14 часов в понедельник к планируемому
заседанию, совещанию, мероприятию в среду текущей недели; не позднее 14 часов во
вторник к планируемому заседанию, совещанию, мероприятию в четверг текущей
недели; не позднее 14 часов в среду к планируемому
заседанию, совещанию, мероприятию в
пятницу, субботу, воскресенье текущей недели следующих материалов:
а) регламент проведения заседания, совещания;
б) списка участников с указанием фамилии, имени, отчества и занимаемой
должности;
в) перечня проблемных вопросов и вариантов их решения;
г) проекта поручений проводимого заседания, совещания, согласованного
предварительно до проведения заседания, совещаний с исполнителями поручений,
экспертно-аналитическим управлением Правительства Ульяновской области (далее -
экспертно-аналитическое управление) с целью установления содержательного
контроля поручений, контрольным управлением Правительства Ульяновской области
(далее Контрольное управление) с целью устранения дублирования поручений,
государственно-правовым департаментом Правительства Ульяновской области (далее -
Государственно-правовой департамент) (по необходимости) с целью установления
правомочности содержательной части поручений, а также с заместителем
Председателя Правительства Ульяновской области, курирующим структурное
подразделение Правительства Ульяновской области, ответственным за проведение
заседания, совещания, мероприятия с участием Губернатора — Председателя
Правительства Ульяновской области. В случае, если поручение предполагает
дополнительные финансовые затраты из областного бюджета Ульяновской области, то
оно должно быть согласовано с Министерством финансов Ульяновской области.
Согласование оформляется в письменном виде с визами исполнителей поручений, в
случае несогласия исполнителя с формулировкой поручения прикладывается лист
разногласий. Допускается согласование поручений с исполнителями по телефону, о
чём указывается в проекте поручений.
Главам муниципальных образований Ульяновской области проект поручений
направляется в электронном виде, о чём делается соответствующая отметка лицом,
ответственным за координацию действий по подготовке и проведению заседании,
совещании, мероприятий с участием Губернатора Председателя Правительства
Ульяновской области;
д) протокола предыдущего заседания,
совещания;
е) информации о ходе выполнения, поручений с предыдущего заседания, совещания;
ж) справочных материалов по существу рассматриваемых вопросов и при
необходимости согласованного с заинтересованными организациями проекта
распорядительного акта Губернатора-Председателя Правительства Ульяновской
области или Правительства Ульяновской области по данному вопросу (со справкой по
имеющимся разногласиям);
з) проекта текста выступления Губернатора-Председателя Правительст-ва
Ульяновской области;
и) тезисов выступлений докладчиков.
2.3.2. В случае, если мероприятие носит
культурно-массовый или развлекательный характер, предоставляются следующие
материалы, в сроки, не менее чем за 5 дней до проведения:
- сценарный план мероприятия с поминутной разбивкой (обязательно прописывается
протокольная часть с участием Губернатора);
- сценарный план участия Губернатора в мероприятии, с указанием времени,
действия, места проведения и состава участников;
- развернутый сценарий мероприятия;
- краткая справка о мероприятии и организаторах (цели, задачи);
- справочные материалы по мероприятию (участникам);
- пресс-релиза по мероприятию;
- состав официальных лиц и творческих коллективов, с указанием полного
наименования коллектива, Ф.И.О. руководителя;
- проекты текста выступления Губернатора-Председателя Правитель-ства Ульяновской
области или приветственного адреса от имени Губернатора - Председателя
Правительства Ульяновской области;
- при необходимости - проекта поручений, согласованного предварительно до
проведения мероприятия с исполнителями поручении, экспертно-аналитическим
управлением с целью установления содержатель-ного контроля поручений, устранения
дублирования поручений, государственно-правовым департаментом с целью
установления правомоч-ности содержательной части поручении, а также с
заместителем Председателя Правительства Ульяновской области, курирующим отрасль.
- списка награждаемых Губернатором-Председателем Правительства Ульяновской
области (если имеется) и перечня подарков награждаемым (если имеется), а также
копии распоряжения о награждении (проекта) и характеристик награждаемых -
согласуется в наградном отделе Правительства области.
Все материалы формируются в папку, оформленную в установленном порядке, с
обязательным указанием цели, даты, времени и места проведения заседания,
совещания, мероприятия и размещаются в электронном виде в электронной библиотеке
Правительства Ульяновской области (система электронного документооборота
исполнительных органов государственной власти Ульяновской области).
2.3.3. Для награждения почетными
грамотами (Благодарствен-ными письмами) Губернатора, Правительства области,
Департамента культуры, Законодательного Собрания области необходимо представить
в Департамент:
- Ходатайство, с указанием наименование коллектива, Ф.И.О. руководителя; Ф.И.О.
(полностью) награждаемого индивидуально, с указанием места работы и занимаемой
должности, а также цели, места и времени награждения, в соответствии с
утверждёнными Постановлениями Правительства Ульяновской области («Сборник
нормативно-методических документов по вопросам награждения областными
наградами», май 2008г.)
- Характеристику на награждаемого (коллектив), где должны быть отражены заслуги
в области культуры (искусства, кинематографии, архивного дела).
Ходатайство и характеристика подаются отделом культуры муниципального
образования, областным государственным учреждением культуры, организацией
культуры, творческим Союзом. Все документы должны быть подписаны руководителем.
Документы согласуются в отделе правового и кадрового обеспечения отрасли и
работе с обращениями граждан Департамента и направляются на имя директора
Департамента не позднее, чем за 2 недели до награждения или проводимого
мероприятия, юбилейного события.
Кандидатуры, представленные к награждению повторно, но получившие награду в
течение 3 последних лет не рассматриваются. Исключение – юбилейные даты: для
физических лиц 50 и каждые последующие 5 лет со дня рождения; для коллектива,
юридического лица – 25, 50 и каждые последующие 5 лет.
Цветы для вручения награждаемым обеспечивает организация, подавшая ходатайство
на награждение.
2.3.4. При подготовке посещений
организаций, объездов объектов культуры Исполнителем предоставляются следующие
материалы:
- план посещения (объезда) с временной разбивкой и целью посещения;
- список участников с указанием их фамилий, имён, отчеств и занимаемых
должностей;
- перечень проблемных вопросов организации, её коллектива и пути решения;
- проект поручений, согласованный предварительно до посещения организации,
объезда объекта с исполнителями поручений и контрольным управлением, с целью
устранения дублирования поручений;
- аналитическая справка об отрасли, организации, учреждении;
- справочная информация об организации, объекте;
- предложения исполнительных органов государственной власти Ульяновской области
и органов местного самоуправления муниципальных образований Ульяновской области
руководству организации;
- проект текста выступления Губернатора — Председателя Правительства Ульяновской
области (при необходимости);
- тезисы выступлений докладчиков.
2.3.5. Проекты текстов выступлений Губернатора-Председателя Правительства
Ульяновской области, приветственных адресов к заседаниям, совещаниям,
мероприятиям согласовываются с помощником Губернатора Ульяновской области.
2.3.6. Служебная записка на имя директора областного государственного учреждения
«Управление делами Ульяновской области» о заказе зала в зависимости от
количества участников, подаётся не менее чем за два дня до даты проведения
совещания, заседания, мероприятия.
2.3.7. Исполнителем предоставляется список участников:
- в отдел проведения мероприятий организационного управления Правительства
Ульяновской области для получения двухсторонних табличек с указанием фамилии,
имен, отчеств участников (далее - таблички) и составления схемы размещения
участников за столом в соответствии с протокольным старшинством;
- на пост милиции (1 этаж) с отметкой бюро пропусков не менее чем за один день
до даты проведения совещания, заседания, мероприятия и копии списка - на пост
милиции (3 этаж) в случае прохождения совещания, заседания в зале заседании
Губернатора Ульяновской области.
В случае замены основного участника, необходимо заранее сообщить об этом в отдел
проведения мероприятий организационного управления Правительства Ульяновской
области.
2.3.8. Оформление табличек на участников проводится не менее чем за один день до
даты проведения совещания, заседания.
Подготовка зала проводится не менее чем за два часа до начала заседания,
совещания: расстановка табличек, согласно утверждённой схеме рассадки участников
и раскладка материалов для участников.
По окончании заседания, совещаний зала приводится в надлежащий вид (расстановка
стульев, сбор табличек и оставшегося на толе раздаточного материала).
2.3.9. Исполнитель, совместно с секретариатом Департамента, осуществляет
приглашение участников, их регистрацию и рассаживание за столом, а также
оповещение участников при отмене заедания, совещания, мероприятия или его
переносе.
2.3.10. Исполнитель, ответственный за координацию действий по подготовке и
проведению заседания, совещания с участием директора Департамента, в срок, не
менее чем за 2 дня до проведения, предоставляет:
а) регламент проведения, с указанием времени, наименования вопроса, Ф.И.О.
выступающего;
б) список участников совещания, заседания, с указанием полных Ф.И.О., должности;
в) информации по вопросам регламента;
г) исполнение поручений с предыдущего совещания;
д) проект поручений по проводимому совещанию;
е) иную дополнительную информацию.
2.3.11. Исполнитель, ответственный за координацию действий по подготовке и
проведению социально-значимых мероприятий с участием директора Департамента
предоставляет материалы, установленные подпунктом 3.3.2, 3.3.3 пункта 3 раздела
2 настоящего Положения, в срок, не менее чем за 5 дней до проведения.
2.3.12. В случае несвоевременного представления или некачественно
подготовленного материала к совещанию, заседанию, мероприятию заместители
директора Департамента, начальники отделов имеют право внести предложение
директору Департамента об отмене заседания, совещания, мероприятия и привлечении
виновных лиц к ответственности.
III.
Порядок оформления протоколов заседаний, совещаний
и поручений.
3.1. Протоколы заседаний, совещаний, проводимых в здании Правительства
Ульяновской области, ведутся соответствующими подразделениями Правительства
Ульяновской области исполнительными органами государственной власти Ульяновской
области, Ответственными за подготовку и проведение заседания, совещания.
3.2. Протоколы заседаний, совещаний, проводимых директором Департамента, ведутся
ответственным за подготовку и проведение заседания, совещания.
3.3. Оформленные протоколы, поручения
представляются на подпись (утверждение) Губернатору-Председателю
Правительства Ульяновской области (в отдел обеспечения деятельности Губернатора
Ульяновской области) или директору Департамента (в зависимости от уровня
проведения), в течение двух дней после окончания заседания, совещания,
мероприятия, а содержащие срочные или оперативные поручения -
незамедлительно.
3.4. В протоколах, поручениях указываются конкретные исполнители поручений и
сроки их исполнения.
3.5. Подписанные, утвержденные Губернатором Председателем Правительства
Ульяновской области (директором Департамента) протоколы, поручения вместе с
электронной версией, листом рассылки в течение 12 часов, а содержащие срочные
или оперативные поручения — незамедлительно передаются в управление
делопроизводства Правительства Ульяновской области для регистрации и рассылки.
Протоколы заседаний, совещаний постоянно действующих координационных и
совещательных органов не регистрируются, им присваивается номер, соответствующий
номеру заседания (1, 2, 3 и т.д.), датой подписания протокола считается дата
проведения заседания (совещания).
Копия утверждённого протокола (поручений) Губернатора вместе с электронной
версией в обязательном порядке направляется в контрольное управление.
IV. Организация контроля за
исполнением поручений
4.1. Контроль за исполнением поручений, содержащихся в протоколах заседании
(совещании), поручений по итогам проведения мероприятий, посещения организаций,
объезда объектов осуществляется в двух видах - внутренний контроль и внешний
контроль.
4.2. Внутренний контроль за исполнением поручений, содержащихся в протоколах
заседаний (совещаний), поручений по итогам проведения мероприятий, посещения
организации, объезда объектов осуществляет исполнитель, ответственный за
подготовку заседания, совещания; внешний контроль - старший инспектор
секретариата (по Правительству), заведующий делопроизводством (по Департаменту).
4.3. Ответственное лицо, на которого возложено исполнение поручений,
содержащихся в протоколах заседании (совещании), поручений по итогам проведения
мероприятий, посещения организации, объезд объектов:
- организует исполнение данных поручении и письменно докладывает директору
Департамента о его исполнении (или о ходе го исполнения) в установленные сроки;
- в случае неисполнения по объективным причинам в установленные сроки поручений,
содержащихся в протоколах заседаний (совещаний), поручений по итогам проведения
мероприятий, посещения организаций, объезда объектов не позднее чем в 10-дневный
срок с даты подписания протоколов, утверждения поручении обращается в письменной
форме к директору Департамента с мотивированным объяснением причин их
неисполнения и просьбой об установлении очередного срока исполнения;
- в случае, если поручение не исполнено в установленный срок, в течение одного
дня после истечения срока, данного на исполнение поручения, исполнитель
представляет служебную записку о состоянии исполнения поручения, причинах его
неисполнения в установленный срок с указанием фамилии, имени, отчества
должностного лица, на которого возложено исполнение поручения, и о мерах
ответственности, принятых в отношении работников, виновных в неисполнении
поручения.
V. Порядок оформления приветственных
адресов (правительственных телеграмм) от имени Губернатора — Председателя
Правительства Ульяновской области и Департамента культуры и архивного дела
Ульяновской области
5.1. Приветственные адреса (правительственные телеграммы) от имени
Губернатора-Председателя Правительства Ульяновской области
печатаются, согласно утвержденного годового перечня, и в соответствии с
календарём знаменательных и памятных дат, профессиональных праздников,
отмечаемых на территории Ульяновской области в предстоящем году.
5.2. Приветственные адреса (телеграммы) от имени Департамента культуры и
архивного дела Ульяновской области печатаются, согласно утвержденного годового
перечня, и в соответствии с календарём знаменательных и памятных дат,
профессиональных праздников, отмечаемых на территории Ульяновской области в
предстоящем году.
5.3. Перечень Приветственных адресов (телеграмм) от имени Департамента культуры
и архивного дела Ульяновской области на предстоящий год формируется ежегодно до
01 июля и в соответствии с календарём знаменательных и памятных дат,
профессиональных праздников, отмечаемых на территории Ульяновской области в
предстоящем году, а также с учётом юбилейных дат, заявленных отделами
(Управлениями культуры администраций муниципальных образований Ульяновской
области.
_________________________