ДЕПАРТАМЕНТ КУЛЬТУРЫ И АРХИВНОГО ДЕЛА УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
16.04.2009
№
111
Ульяновск
Об утверждении Административного
регламента
Департамента культуры и архивного дела Ульяновской области
по рассмотрению и работе с обращениями граждан
В целях повышения качества работы с обращениями граждан, эффективной защиты их
прав, свобод и интересов, повышения эффективности взаимодействия между
структурными подразделениями и должностными лицами, а также в соответствии с
Федеральным законом от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений
граждан Российской Федерации» и утверждённым «Административным регламентом
Правительства Ульяновской области исполнения государственной функции по
рассмотрению обращений граждан Российской Федерации» от 06 октября 2008г.,
п р и к а з ы в а ю:
1. Утвердить «Административный регламент Департамента культуры и архивного дела
Ульяновской области по рассмотрению и работе с обращениями граждан» (далее
Административный регламент) (прилагается).
2. Руководителям областных государственных и автономных учреждений культуры и
архивного дела в срок до 25 апреля 2009 года закрепить приказом ответственных за
работу с обращениями граждан и внести соответствующие изменения в должностные
инструкции, использовать в своей работе утверждённый Административный регламент.
3. Рекомендовать начальникам отделов культуры и архивного дела администраций
муниципальных образований руководствоваться данным Административным регламентом
при рассмотрении обращений граждан.
4. Довести приказ, в части касающейся, до сотрудников Департамента и
руководителей областных государственных (автономных) учреждений культуры и
архивного дела.
5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника управления
культуры и искусства – заместителя директора департамента Сафронову Е.Н.
Директор Департамента
Т.А.Ившина
УТВЕРЖДЁН
приказом Департамента культуры
и
архивного дела
Ульяновской области
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
Департамента культуры и архивного дела
Ульяновской области по рассмотрению
и работе с обращениями граждан
1.
Общие положения
1.1.
Наименование функции: рассмотрение
обращений граждан.
1.2. Исполнение
функции: рассмотрение обращений граждан
осуществляется в соответствии с:
Конституцией Российской Федерации;
Федеральным законом от 02.05.2006 №
59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
Федеральным законом от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе
Российской Федерации»;
Административного Регламента Правительства Ульяновской области исполнения
государственной функции по рассмотрению обращений граждан Российской Федерации.
1.3. Рассмотрение обращений,
поступивших в Департамент, исполняется заместителями директора Департамента,
руководителями областных государственных учреждений культуры
и архивного дела и руководителями отделов культуры, архивного дела
муниципальных образований области.
Департамент в пределах своей компетенции обеспечивает рассмотрение обращений,
поступивших непосредственно в его адрес, принятых на личном приёме и
переадресованных в Департамент для рассмотрения по компетенции.
1.5. Основными принципами исполнения обращений являются: законность,
профессионализм и компетентность должностных лиц.
2. Требования к порядку исполнения
функции
2.1. Порядок информирования об исполнении обращения.
2.1.1. Описание конечного результата
по рассмотрению обращений граждан.
Конечными результатами рассмотрения обращений граждан являются:
·
принятое решение по поставленным заявителем вопросам;
·
письменный ответ заявителю с разъяснениями действующих нормативных, правовых
актов, порядка и необходимых условий, обеспечивающих
достижение ожидаемых результатов;
·
личный приём гражданина, уполномоченным на то должностным лицом;
·
консультации и справки по существу поставленных в обращении вопросов;
·
возврат обращения в случаях,
указанных в статье 11 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О
порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», с приложением
письменной информации о причинах возврата;
·
оформление дела по обращению для хранения в архиве.
2.1.2. Способ получения сведений о месте и графике работы с обращениями граждан
Департамента.
·
Информация представляется
посредством:
·
размещения на информационной панели в холле Департамента;
·
размещения на информационных панелях в областных государственных (автономных),
муниципальных учреждениях культуры и архивного дела;
·
в сети Интернет на официальном сайте Департамента;
·
по телефонной связи.
2.1.3. Перечень документов, необходимых для исполнения рассмотрения обращений,
их формы и способы получения.
Основанием для начала исполнения обращений граждан является поступление в адрес
Департамента или конкретному должностному лицу
обращения от гражданина или коллектива.
В Департаменте регистрации подлежат устные и письменные обращения, поступившие
от граждан на почтовый или
электронный адрес, по телефону или в ходе личного приёма.
Для регистрации письменного обращения от заявителя в адрес Департамента должно
поступить письмо с почтовым адресом и фамилией гражданина, на который
должен быть направлен ответ. Содержание письма подлежит прочтению руководителем.
2.1.4. Сведения об информационных материалах, расположенных в сети Интернет.
В сети Интернет располагаются информации
аналитического и справочного характера: анализ обращений за месяц,
квартал, полугодие, год.
2.2. Условия и сроки исполнения обращений в Департаменте.
В Департаменте культуры и архивного дела Ульяновской области подлежат
регистрации в установленный законодательством срок все письменные обращения,
поступившие на почтовый адрес, электронный адрес, факс и в ходе личного приёма.
Основными условиями получения гражданином ответа на своё обращение являются:
·
точность адреса, фамилии, имени, отчества указанных заявителем в обращении, и их
читаемость;
·
суть обращения, изложенная в тексте.
В соответствии с законодательством в Департаменте культуры и архивного дела
исполнение обращений осуществляется в течение 30 дней со дня регистрации
обращения. В поручении должностному лицу указывается дата окончания
максимального срока представления результатов рассмотрения, что не исключает
рассмотрение обращения исполнителем в более короткие сроки.
В исключительных случаях срок исполнения обращения может быть продлён
исполнителем. Срок продления составляет
не более 30 дней. Причинами продления срока могут быть: необходимость
углубленной проверки, запрос в другие инстанции, другие действия исполнителя,
направленные на объективное и всесторонне рассмотрение обращения гражданина.
Гражданин, направивший обращение, уведомляется в обязательном порядке
исполнителем о продлении срока
обращения и его причинах, с сообщением следующей даты окончательного принятия
решения.
Письменные или устные обращения граждан анонимного происхождения ответу не
подлежат, ввиду отсутствия данных заявителя.
3.
Административные процедуры
3.1.
Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные
действия:
3.2.
Приём и первичная обработка обращений граждан.
3.3.
Регистрация поступивших обращений.
3.4.
Направление обращения исполнителям для принятия мер согласно резолюции.
3.5.
Рассмотрение обращений в Департаменте.
3.6.
Направление обращений в другие учреждения для получения сведений, необходимых
для рассмотрения обращения.
3.7.
Контроль за качеством и порядком
исполнения обращений.
3.8.
Персональная ответственность работников за осуществление
функции по рассмотрению обращений граждан должна быть закреплена в их
должностных регламентах.
3.9.
Ответственность за исполнение и соблюдение порядка рассмотрения обращения в
Департамент культуры и архивного дела области возлагается на руководителя, в
соответствии с законодательством.
3.10.
Ответственность за организацию рассмотрения обращений в областных
государственных (автономных) учреждениях культуры и архивного дела
и отделах культуры и архивов муниципальных образований области
возлагается на руководителя.
3.11.
При уходе в отпуск, переводе на другую работу или освобождения от
занимаемой
должности исполнитель обязан
передать
все имеющиеся у него на исполнении обращения другому сотруднику, согласно
распоряжения руководителя.
3.12.
Рассмотрение обращений граждан включает рассмотрение письменных и устных (в том
числе поступивших во время личного приёма) обращений и осуществляется бесплатно.
3.13.
Обращения граждан рассматриваются должностным лицом, которому адресовано
обращение, и направляются согласно резолюции должностным лицам Департамента,
областных государственных
(автономных) учреждений культуры и архивов, отделов культуры и архивов
муниципальных образований области по компетенции.
4.
Приём и первичная обработка обращений граждан
4.1.
Все поступающие в Департамент письменные обращения
граждан, связанные с их рассмотрением,
производятся в отделе
организационного обеспечения и
работы с обращениями граждан не позднее чем в 3-х дневный срок с момента их
поступления.
4.2.
По просьбе обратившегося гражданина ему выдаётся расписка с указанием даты и
времени приёма обращения, количество принятых листов, подписью должностного
лица, принявшего обращение. На
копиях или вторых экземплярах делается отметка о приёме обращения.
4.3.
Началом срока рассмотрения поступивших обращений считается день их регистрации в
Департаменте.
5.
Направление обращений на рассмотрение
5.1.
Основанием для направления обращения на рассмотрение является визирование
обращение директором Департамента (или уполномоченным должностным лицом). Выбор
исполнителя осуществляется в соответствии с его компетенцией по решению
вопросов, поставленных гражданином в обращении. Резолюция к обращению
предписывает конкретное действие по рассмотрению обращения.
5.2.
Резолюция по обращению оформляется в виде лаконично сформулированного текста,
предписывающего действие, порядок и срок исполнения, с указанием фамилии,
инициалов исполнителей, подписью должностного лица и датой рассмотрения.
5.3.
Административное действие по направлению
должностному лицу поступившего обращения и подготовке резолюций по их
рассмотрению входит в административную процедуру по приёму и регистрации
обращений и не может превышать 3-х дней с момента поступления обращения в
Департамент.
5.4.
В соответствии с законодательством,
обращения, содержащие вопросы, решение которых не входит в компетенцию
Департамента, направляются в течение 7 дней со дня регистрации
в соответствующий орган, в компетенции которого находится решение
поставленных в обращении вопросов, с одновременным уведомлением гражданина о
переадресовки обращения.
5.5.
Обращения могут рассматриваться
непосредственно в Департаменте, в том числе с выездом на место, или их
рассмотрение может быть поручено подведомственному учреждению культуры и
архивного дела в соответствии с их компетенцией.
5.6.
В тексте поручения по рассмотрению
обращения может присутствовать информация об установлении должностным лицом
сокращённых сроков предоставления информации – «срочно», или «оперативно»,
которые предусматривают соответственно 3-дневный и 10-дневный сроки исполнения.
6.
Механизм рассмотрения обращений граждан в Департаменте
6.1.
Любое обращение, поступившее в Департамент, в соответствии с компетенцией,
подлежит обязательному рассмотрению согласно резолюции должностного лица, в чей
адрес направлено обращение.
6.2.
Директор Департамента или
уполномоченное на то лицо назначает исполнителей, ответственных за рассмотрение
обращения, определяет сроки рассмотрения обращения и действия, которые должны
быть предприняты при рассмотрении обращения, визирует своё решение.
6.3.
Общие срок исполнения обращений устанавливается в соответствии с
законодательством в течение 30 дней со дня их регистрации.
6.4.
Доклад о необходимости продления срока рассмотрения обращения представляется не
мене чем за 10 дней до истечения срока рассмотрения обращения с обоснованием
причин и дате завершения рассмотрения обращения.
6.5.
В соответствии с законодательством исполнитель
при рассмотрении обращения вправе приглашать
заявителя для личной беседы, выезжать на место для уточнения имеющихся
данных, запрашивать дополнительные документы, необходимые для принятия мер по
обращению. В отдельных случаях может
быть организовано проведение проверки в пределах своих полномочий.
6.6.
Максимальный срок возврата ошибочно направленных обращений – 1 рабочий день.
6.7.
Обращение может быть оставлено без ответа заявителю в следующих случаях:
·
не указаны фамилия и почтовый адрес гражданина, направившего
обращение;
·
адрес и текст письменного обращения не поддаются чтению;
·
в тексте содержатся вопросы, на которые заявителю многократно давались
письменные ответы по существу, и при этом отсутствуют новые доводы или
обстоятельства.
6.8.
Обращения, в которых автор не указал фамилию, имя, отчество и почтовый адрес,
списываются в дело.
6.9.
По итогам рассмотрения обращения исполнителем готовится информация (ответ)
должностному лицу, давшему поручение по рассмотрению обращения.
6.10.
Запрещается направлять гражданам ответы с исправлениями, орфографическими
ошибками.
6.11.
Ответ на коллективное обращение
направляется на имя одного из
подписавших его лиц, чей почтовый адрес указан в обращении, с просьбой довести
результат рассмотрения до сведения других авторов обращения.
6.12.
Если заявителю в ходе личного приёма
даётся ответ в устной форме (по согласованию с автором), то в регистрационной
карточке делается соответствующая запись и ставится подпись заявителя.
6.13. В случае нарушения
сроков рассмотрения обращений граждан, в отношении должностного лица
назначается служебное расследование, по итогам которого к нарушителю могут быть
применены меры дисциплинарного взыскания:
·
снижение ЕДП;
·
объявление замечания.
7.
Сокращение и продление сроков рассмотрения обращений граждан
7.1.
Сокращение сроков рассмотрения обращений граждан достигается оперативной
передачей исполнителю и получением от него итоговых материалов по
обращениям.
7.2.
При поступлении от исполнителя мотивированной просьбы о продлении срока
рассмотрения обращения, он может быть продлён, но
не более чем на 30 дней в соответствии с законодательством.
8.
Организация личного приёма
8.1.
Личный приём граждан осуществляется при их непосредственном обращении
в Департамент.
8.2.
Личный приём граждан проводится
директором Департамента и его заместителями согласно
графика, утверждённого приказом директора
Департамента.
8.3.
Каждый гражданин, записавшийся на личный приём, не позднее чем за 1 сутки
информируется о времени проведения приёма.
8.4.
После заполнения регистрационной карточки личного приёма заявитель ставит свою
подпись, подтверждающую соответствие её содержания
по существу всех поставленных вопросов. В
случае полного получения полного ответа и отказа заявителя от письменного
ответа, в карточке делается запись «Ответ на обращение получен во время приёма»
и подтверждается подписью заявителя, датой.
8.5.
Директор Департамента проводит по установленному графику, утверждённому
Губернатором-Председателем Правительства Ульяновской области, выездные личные
приёмы в закреплённых за ними муниципальных образованиях области.
9.
Анализ поступивших обращений граждан и
результатов
их рассмотрения
9.1.
Организация контроля за ходом
исполнения резолюции по обращению и соблюдением требований законодательства
возлагается на отдел организационного обеспечения
и работы с обращениями граждан.
9.2.
Контроль за исполнением обращения включает:
·
постановку поручений по исполнению
обращений на контроль;
·
сбор и обработку информации о ходе рассмотрения обращения;
·
подготовку оперативных запросов о ходе и состоянии исполнения поручения;
·
представление информации должностному лицу для принятия решения.
9.3.
Снятие поступивших обращений с контроля осуществляется при представлении
исполнителем полного ответа по существу поставленных в обращении вопросов.
9.4.
Анализ поступивших в Департамент обращений проводится по временным интервалам,
тематическим, социальным и территориальным аспектам.
10.
Хранение
материалов по обращениям граждан
Материалы по обращениям
граждан хранятся в течение года в текущем архиве Департамента в отдельных
папках, которые по истечении одного
года передаются в архив Департамента.