14 апреля в здании Ульяновской областной научной библиотеки имени В.И.Ленина состоялось заседание Совета по архивному делу муниципальных образований при Департаменте культуры и архивного дела Ульяновской области.

В работе Совета приняли участие: заместитель директора Департамента А.В. Колтун, начальник  и специалисты отдела по делам архивов Департамента, руководители архивных служб муниципальных образований, директора государственных архивов. На Совете рассмотрены вопросы: Об итогах работы архивных учреждений Ульяновской области за 2009 год и задачах на 2010 год; Об итогах паспортизации государственных и муниципальных архивов, архивов организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов. С информациями выступили Г.И.Андреева – начальник отдела по делам архивов Департамента и Н.М. Лебедева – главный специалист-эксперт отдела.  По обсуждаемым вопросам приняты решения Совета.

Важнейшими направлениями в деятельности государственных и муниципальных архивов Ульяновской области является работа по обеспечению сохранности, государственному учёту, созданию научно – справочного аппарата к документам Архивного  фонда Российской Федерации, находящимся на хранении в государственных, муниципальных  и  ведомственных архивах Ульяновской области. 

В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в 2009 году проведена очередная паспортизация, анализ сведений которой позволяет констатировать, что архивными учреждениями проводится последовательная работа по обеспечению нормативных режимов хранения документов, решению вопросов выделения дополнительных площадей архивохранилищ, созданию и расширению научно – справочного аппарата на бумажных носителях и автоматизированных баз данных, упорядочению документов постоянного срока хранения и по личному составу в организациях – источниках комплектования. Строгое соблюдение требований  Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации способствует обеспечению сохранности архивных документов.

Итоги паспортизации показали, что объём документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, за 3 года увеличился на 142641 дел и составил 2169449 ед. хр. На 99,6 % архивных документов имеется необходимый научно – справочный аппарат. Архивные учреждения внедряют   в свою деятельность новые информационные технологии, создано и функционирует   10 автоматизированных баз данных,

   Органами местного самоуправления решаются вопросы расширения площадей архивохранилищ муниципальных архивов и оборудования их в соответствии с предъявляемыми требованиями.

Архивные учреждения проводят системную работу с организациями – источниками комплектования по формированию полноценных архивных фондов, которые в дальнейшем поступят на государственное и муниципальное хранение.

Однако, в деятельности архивных учреждений есть сложности и нерешённые проблемы.

Загруженность архивохранилищ 7 муниципальных архивов составляет 100%. По – прежнему большое количество дел  (81561) хранится в организациях – источниках комплектования  сверх установленного срока. За 3 года увеличилась   задолженность по научно – технической обработке документов, 148 организаций своевременно не провели упорядочение документов. 11 муниципальных архивов планово не комплектуются фотодокументами, 16 - документами личного происхождения.

Совет   решил рекомендовать руководителям государственных архивов и архивных служб муниципальных образований: активизировать работу с организациями - источниками комплектования по подготовке нормативно – методической базы по делопроизводству, упорядочению  документов постоянного  срока хранения  и по личному составу; усилить контроль за своевременным проведением научно – технической обработки документов  и приёмом  дел  постоянного хранения в архивные учреждения; продолжить работу по оптимизации состава источников комплектования государственных и муниципальных архивов; обеспечить ежегодное проведение паспортизации государственных, муниципальных архивов и  архивов организаций – источников комплектования. Руководителям архивных служб муниципальных образований: принять меры по решению вопросов выделения дополнительных площадей архивохранилищ для обеспечения планового приёма документов; ежегодно планировать и проводить работу по выявлению и отбору на постоянное хранение фотодокументов и документов личного происхождения в целях формирования полноценных архивных фондов, отражающих историю муниципального образования.